Školení u nového zákazníka

Tento týden jsme měli možnost školit u nového zákazníka - firmy Basys CS, s. r. o.
Jsme rádi, že můžeme uvést výsledky velmi příznivé zpětné vazby získané z dotazníků, které účastníci školení na konci vyplňovali.

Šipky v dotazech v Accessu a jejich význam

V Accessu se při tvorbě dotazů můžete potkat s tím, že tabulky jsou propojené šipkami. A podle toho, jestli tam šipky jsou, a podle toho, kterým směrem ukazují, se mění výsledek dotazu.

Příklad

Mám dvě tabulky, nad kterými chci dělat dotaz. Jedná se o tabulku předmětů ve škole a o tabulku studentů, z nichž někteří na některé předměty chodí.
Tabulky vypadají takto:

Nad tabulkami chci vytvořit dotaz, který bude zobrazovat, kteří studenti chodí na které předměty.
Základní dotaz vypadá takto. Tabulky v návrhu dotazu jsou propojené obyčejnou čárou - ne šipkou.

Výsledek vypadá takto:

Vidíme, že v tabulce nejsou zahrnutí všichni studenti, ani všechny předměty. Jsou tam jen ti studenti, kteří chodí na některý předmět, a ty předměty, na které chodí některý student.
To ale mohu změnit. Kliknu-li na vazbu tabulek pravým tlačítkem a vyberu-li vlastnosti spojení, otevře se následující dialog.

A v dialogu jsou velmi dobře popsány všechny tři volby. První volbu už známe.
Pokud zaškrtneme druhou volbu, změní se spojení tabulek takto v šipku:

Výsledek dotazu pak vypadá takto:

Zobrazili se všichni studenti, bez ohledu na to, jestli chodí na nějaký předmět nebo ne. U studentů, kteří na žádný předmět nechodí, se zobrazilo ve sloupci s předměty prázdné místo.
Pokud zaškrtnu třetí volbu, šipka se otočí:

A výsledek vypadá takto:

Zobrazily se naopak všechny předměty, bez ohledu na to, jestli je na ně někdo zapsaný.

Počítané položky (Calculated items) v kontingenční tabulce

Příklad

Kontingenční tabulku potřebuji členit (řádkovými nebo sloupcovými poli) i podle kritérií, která nejsou obsažena v původních datech.
Například v této tabulce:

jsou tržby jednotlivých poboček určité firmy. U každé pobočky je informace o tom, v jaké zemi je, a jakých tržeb dosáhla.
Bylo by velmi jednoduché udělat kontingenční tabulku, kde by byly tržby rozdělené podle států. Je chci ale tržby sledovat podle kontinentů. Chci tedy, aby výsledek vypadal takto:

K tomu použiji počítané položky. Počítané položky fungují podobně jako počítaná pole, nicméně počítané položky se v zásadě týkají řádkových a sloupcových polí, zatímco počítaná pole se týkají polí hodnot.

Návod

Nejprve vytvořím jednoduchou kontingenční tabulku, kde sleduji tržby podle zemí.

Pak kliknu do hotové tabulky někam do řádkových polí (na název jednoho ze státu) a jdu na Nástroje kontingenční tabulky / Možnosti / Pole, položky a sady / Počítaná položka.

V následujícím dialogu postupně nadefinuji, jak se počítají jednotlivé kontinenty. Začnu např. Evropou a napíšu (nebo naklikám) že Evropa je součtem ČR, Maďarska, Německa, Polska a Rakouska.

Obdobně to provedu i s Asií a Amerikou. Potvrdím a vyjde mi takováto tabulka.

Už mám kromě zemí i kontinenty s hodnotami odpovídajícími součtu zemí. Teď je čas zbavit se jednotlivých zemí. To udělám prostřednictvím obyčejného filtru.

A tabulka je hotová.

Počítaná pole (Calculated fields) v kontingenční tabulce

Příklad

Potřebuji v kontingenční tabulce zobrazit pole, které není v původních datech, ze kterých je tabulka vytvořená.
Např. v této tabulce:

  jsou zakázky, kterých dosáhla nějaká firma. U každé zakázky je obchodník, který zakázku získal, a tržba za zakázku.
Ve firmě platí pravidlo, že každý obchodník, který získal v celém sledovaném období zakázky za pět a více milionů korun, dostane bonus 3% z celkových tržeb. Obchodník, který získal zakázky za méně než pět milionů, nedostane nic.
Naším úkolem je zjistit, jak velký bonus který obchodník získá.

Návod

Nejprve vytvořím obyčejnou kontingenční tabulku, ve které jsou zobrazené tržby za jednotlivé obchodníky.

Teď už tedy mám pole, od kterého se bude odvíjet výpočet bonusů.
Následně jdu do karty Možnosti a v Pole, položky a sady vyberu Počítané pole.

V následujícím dialogu si pojmenuji nové pole Bonus a do výpočtu zadám vzoreček, který se počítá. Vzorečky, které používáme ve výpočtových polích, jsou obdobné jako standardní funkce. Tedy i funkce KDYŽ/IF má syntaxi, kterou známe.
=když( Tržba>5000000;Tržba*0,03;0)

Uvědomím si, že jsem v tabulce, která je (na základě toho, co jsem dal do řádkových polí) členěna podle jmen obchodníků. Proto i tržba, se kterou pracuji, je členěna podle jmen obchodníků. Až tabulku budu členit podle něčeho jiného, bude se i tržba počítat podle něčeho jiného.
Potvrdím a je hotovo - vidím tržby obchodníků i jejich bonusy.

Všimnu si, že v polích kontingenční tabulky, které mohu používat, mi přibyl Bonus - a rovnou se přidal do polí hodnot.
Z pilnosti pak mohu tabulku ještě nějak hezky naformátovat.
Tabulka je ke stažení a k procvičení tady.

Kontingenční tabulky za jeden večer

Na www.vyuka-excelu.cz nabízíme nový, jednovečerní kurs zaměřený výhradně na kontingenční tabulky. Kontingenční tabulky jsou nesmírně silný analytický nástroj - pokud ho umíme používat. Chcete-li se jejich používání opravdu dobře naučit a můžete tomu věnovat jeden večer, rádi Vás na kursu uvítáme.
Více informací zde.