Funkce A/AND

Příklad

Potřebuji vyhodnotit, jestli všechny hodnoty jsou pravdivé. Např. potřebuji zhodnotit, jestli je člověk současně starší než 20 let, současně mladší než 30 let, současně žena a současně má vlasy blond.

Návod

Použiji funkci A (v anglické verzi AND).
V jejích argumentech použiji logické výrazy (např. že něco se rovná nebo nerovná něčemu nebo že něco je menší nebo větší než něco). Výsledkem je pak PRAVDA nebo NEPRAVDA.
V našem případě takto:

Kontingenční tabulka pro zobrazení externích dat

Příklad

Většina z nás používá kontingenční tabulky k tomu, aby analyzovala data z excelové tabulky. Jinými slovy - máme velkou tabulku s daty a z ní si vyrábíme kontingenční tabulku ve stejném souboru na jiném listu.
V některých případech ale může být opravdu hodně užitečné mít v Excelu tabulku, která zobrazuje data z úplně jiného zdroje. Takovým datovým zdrojem může být účetní systém, ERP, jiný Excel,  databáze Oracle nebo MS SQL - víceméně jakákoliv běžná relační databáze.
Prakticky se tedy můžete připojit např. do účetnictví Vaší firmy a pomocí kontingenční tabulky analyzovat data.

Návod

V prázdném Excelu kliknu na Vložení - Kontingenční tabulka (nebo nějak podobně - dle verze).
V následujícím dialogu vyberu Použít zdroj externích dat.
Kliknu na Zvolit připojení.

Kliknu na Vyhledat další (samozřejmě jen v případě, že zatím žádné připojení nemám připravené)
Vyberu databázi (zde pro jednoduchost ukazuji accessovský soubor).
Z nabídky vyberu tabulku nebo pohled, který chci analyzovat - teď už se mi zobrazují tabulky a pohledy z připojeného zdroje.

Klliknu na OK.
A dále už mohu pracovat jako s jakoukoliv jinou kontingenční tabulkou.

Chcete-li postup vyzkoušet, můžete použít tento accessovský soubor.

Funkce COUNTIF

Příklad

Potřebuji v určité oblasti spočítat buňky, které odpovídají určité hodnotě. Např. obsahují nějaký text nebo číslo větší nebo menší než něco.

Návod

Použiji funkci COUNTIF.
Ta má dva parametry. Prvním parametrem je oblast buněk, které se prohledávají.
Druhým parametrem je pak kritérium, které se prohledává.
Výsledkem je počet buněk v oblasti, který odpovídá kritériu.Např. v tomto případě jsme zjistili, že počet buněk v oblasti A1 až A10, které obsahují hodnoty menší než 10, je 7.
=COUNTIF(A1:A10;"<10>

Funkce COUNTBLANK

Příklad

Potřebuji spočítat, kolik buněk v určité oblasti je prázdných.

Návod

Použiji funkci COUNTBLANK.
Jediným jejím parametrem je oblast, která se vyhodnocuje. Výsledkem je počet prázdných buněk v této oblasti. Pozor na to, že nula se samozřejmě nebere jako prázdná hodnota.
Např. COUNTBLANK(A1:A10) v případě, že prohledávám oblast A1 až A10.

Něco vám v Excelu nejde? Napište.

Možná někdy v Excelu narazíte na problém, přes který se jen těžko dostáváte.
V takovém případě klidně napište.
http://www.excelentnitriky.com/p/konzultace-pres-mail_10.html

Word, Excel - super klávesové zkratky

V tomto příspěvku chci vypsat klávesové zkratky, které rád používám a které se Vám také mohou hodit. Text budu postupně rozšiřovat. Pokud používáte nějakou další důležitou zkratku, dopište ji prosím do diskuse.
Znak "+" znamená že se klávesy drží současně.

Excel

• Výběr celé tabulky (ne celého listu - opravdu pouze tabulky, ve které je aktivní buňka)
  Ctrl + *
• Výběr celého listu
  Ctrl + *
• Řádkování v rámci jedné buňky
  Alt + Enter
• Hledání, nahrazování
  Ctrl + F
• Uložení
  Ctrl + S

Word

• Ukončení stránky (od tohoto místa začne nová stránka bez ohledu na délku stránky předchozí)
  Ctrl + Enter
• Vložení pevné mezery (slova, která jsou kolem této mezery se od sebe neoddělí na dvě řádky)
  Ctrl + Shift + Mezerník
• Vložení symbolu ©
  Ctrl + Shift + Y
• Vložení symbolu ®Alt + Ctrl + R
• Posun odstavce nahoru
  Alt + Shift + šipka nahoru
• Posun odstavce dolů
  Alt + Shift + šipka dolů
• Zvýšení úrovně nadpisu nebo odrážky
  Alt + Shift + šipka doleva
• Snížení úrovně nadpisu nebo odrážky
  Alt + Shift + šipka dolů

Použití funkce VLOOKUP / SVYHLEDAT pro interval

Příklad

Mám k dispozici výsledky testů několika žáků. Mohli dosáhnout 0-500 bodů. Podle toho, kolik bodů dosáhli, dostanou známku. Do sta bodů je to pětka, mezi sto a dvě stě bodů čtyřka atd.
Výslednou známku chci přiřadit automaticky.

Návod

Připravím si v jedné tabulce seznamy žáků s body a ve druhé intervaly a známky. Pak k prvnímu žákovi napíšu tento vzorec:
=SVYHLEDAT(A2;$E$2:$F$6;2;1)

• A2 - počet bodů tohoto žáka
• $E$2:$F$6 - oblast s tabulkou, ve které mám rozdělení známek a intervalů
• 2 - v tabulce se známkami a intervaly jsou ve druhém sloupečku hodnoty, které chci získat
• 1 - nechci, aby excel hledal přesné hodnoty (protože skoro žádný z žáků neměl přesně 0,100,200,300 ani 400 bodů), ale chci, aby vyhledal nejbližší nižší hodnotu - tedy např. pro 121 vyhledá nejbližší hodnotu 100 a přiřadí 4. V tomto se to odlišuje od běžného (neintervalového) použití SVYHLEDAT
  http://www.excelentnitriky.com/2010/02/svyhledat-vvyhledat-vlookup-slookup.html

A pak už jen roztáhnu na další buňky. Výsledek vypadá takto:

Poznámky:

• Funkce SVYHLEDAT / VLOOKUP pro interval může velmi elegantně nahradit zbytečně složité kombinování více funkcí KDYŽ / IF.
• Pro seznámení s běžnou funkcí SVYHLEDAT / VLOOKUP klikněte zde.

Použití funkce VLOOKUP / SVYHLEDAT pro interval

Příklad

Mám k dispozici výsledky testů několika žáků. Mohli dosáhnout 0-500 bodů. Podle toho, kolik bodů dosáhli, dostanou známku. Do sta bodů je to pětka, mezi sto a dvě stě bodů čtyřka atd.
Výslednou známku chci přiřadit automaticky.

Návod

Připravím si v jedné tabulce seznamy žáků s body a ve druhé intervaly a známky. Pak k prvnímu žákovi napíšu tento vzorec:
=SVYHLEDAT(A2;$E$2:$F$6;2;1)

• A2 - počet bodů tohoto žáka
• $E$2:$F$6 - oblast s tabulkou, ve které mám rozdělení známek a intervalů
• 2 - v tabulce se známkami a intervaly jsou ve druhém sloupečku hodnoty, které chci získat
• 1 - nechci, aby excel hledal přesné hodnoty (protože skoro žádný z žáků neměl přesně 0,100,200,300 ani 400 bodů), ale chci, aby vyhledal nejbližší nižší hodnotu - tedy např. pro 121 vyhledá nejbližší hodnotu 100 a přiřadí 5. V tomto se to odlišuje od běžného (neintervalového) použití SVYHLEDAT
  http://www.excelentnitriky.com/2010/02/svyhledat-vvyhledat-vlookup-slookup.html

A pak už jen roztáhnu na další buňky. Výsledek vypadá takto:

Poznámky:

• Funkce SVYHLEDAT / VLOOKUP pro interval může velmi elegantně nahradit zbytečně složité kombinování více funkcí KDYŽ / IF.
• Pro seznámení s běžnou funkcí SVYHLEDAT / VLOOKUP klikněte zde.

PDF z Excelu (a Wordu a PowerPointu)

Příklad

Mám dokument vytvořený v Excelu, Wordu nebo PowerPointu. Potřebuji z něj udělat PDF.

Návod

Řešení je hodně odlišné podle toho, se kterou verzí pracujete. Ve verzích 2007 a 2010 stačí kliknout na "Uložit jako" a pak vybrat PDF. A to je všechno.
Ve verzích starších je třeba mít nainstalovaný nějaký specializovaný software, např.:
http://www.slunecnice.cz/sw/pdfcreator/
V Excelu (Wordu, Powerpointu) pak nejdete na Save as, ale (trochu paradoxně) na Print - a z nabídky tiskáren si vyberete tu, která vytváří PDF (teda ta, která má někde v názvu PDF...). Tiskem na tuto tiskárnu se nic fyzicky nevytiskne, jen se vytvoří nový PDF dokument.