Podmíněné formátování - základy

Příklad

V této tabulce potřebuji zvýraznit ceny, které jsou vyšší než 100 000 Kč. Např. tak, že tyto částky budou červeně.

Návod

Označím oblast, ve které se mají vybrat zvýrazněné hodnoty. V našem případě to bude oblast C1:C16.

V kartě "Home" kliknu na "Conditional Formating" a dále na "Highlight Cells Rules" a Greater Than". V dialogovém okně vyplním nejdříve požadovaný limit (my jsme si dali 100 000 Kč) a dále jak se mají buňky, které toto splňují, vybarvit.

Kliknu na OK a je hotovo.
Toto je jen velmi malá ukázka toho, co Excel v oblasti podmíněného formátování umí - a především verze 2007 toho umí opravdu hodně.

Sloučení a rozdělení buněk

Příklad

Potřebuji sloučit dvě buňky nebo více buněk. V našem případě půjde o buňky A1 a B1.

Návod

Označím buňky, které chci spojit.
Kliknu nahoře na záložku karty "Home" (pokud na ní už nejsem) a dále kliknu na Merge a Center.
A to je vše.

Navíc si mohu pamatovat že:

• Kromě "Merge & Center" mohu vybrat ještě "Merge Accross" pro spojení sloupečků (řádky zůstanou zachovány) nebo "Merge Cells" - obsah buněk se nevycentruje.
• Mohu také vybrat "Unmerge Cells" - to samozřejmě buňky zase rozdělí.
• Nemohu spojovat oblasti buňky, které netvoří obdélník.
• Nemohu rozdělit buňky, které předtím nebyly spojené (narozdíl třeba od Wordu).
• Pokud spojuji více buněk, ve kterých ne nějaký obsah, přenese se do nové buňky obsah té, která byla vlevo nahoře. Obsah ostatních je ztracen.
• Nová, spojená buňka se bude jmenovat tak, jak se jmenovala původní levá horní buňka.

Subtotal

Příklad

V následující tabulce potřebuji posčítat mzdové náklady dle oddělení. Bylo by možné provést to pomocí kontingenční tabulky, v tomto případě ale chceme využít funkcionalitu "Subtotal".

Návod

Protože budeme hledat součty mzdových nákladů za jednotlivá oddělení, začneme tím, že dle oddělení seřadíme řádky.
Po seřazení vypadá tabulka takto:

Nyní umístíme klikneme myší do jakékoliv buňky tabulky a klikneme na "Data" a "Subtotal" (v české verzi se toto tlačítko jmenuje "Souhrn").

V následujícím okně nemusíme nic měnit.

• V prvním řádku sdělujeme, že chceme sčítat po odděleních.
• V druhém řádku sdělujeme, že chceme opravdu sčítat - tedy použít funkci "Sum".
• A zaškrtnutím "Mzdové náklady" říkáme, že chceme sčítat právě tento sloupeček.
• Pokud bych chtěl vložit dvě úrovně souhrnu, vložím je postupně. Při vkládání druhého ale logicky musím zrušit fajfku u "Replace current subtotals" - protože ten druhý chci doplnit a ne jím nahradit ten první.

Výsledek je zde:

Subtotal

Příklad

V následující tabulce potřebuji posčítat mzdové náklady dle oddělení. Bylo by možné provést to pomocí kontingenční tabulky, v tomto případě ale chceme využít funkcionalitu "Subtotal".

Návod

Protože budeme hledat součty mzdových nákladů za jednotlivá oddělení, začneme tím, že dle oddělení seřadíme řádky.
Po seřazení vypadá tabulka takto:

Nyní umístíme klikneme myší do jakékoliv buňky tabulky a klikneme na "Data" a "Subtotal" (v české verzi se toto tlačítko jmenuje "Souhrn").

V následujícím okně nemusíme nic měnit.

V prvním řádku sdělujeme, že chceme sčítat po odděleních.

V druhém řádku sdělujeme, že chceme opravdu sčítat - tedy použít funkci "Sum".

A zaškrtnutím "Mzdové náklady" říkáme, že chceme sčítat právě tento sloupeček.

Výsledek je zde:

Funkce MAX a MIN

Příklad

Funkce MAX a MIN jsou jedny z nejčastěji používaných v Excelu. Jak s nimi správně zacházet? Nebojte, je to opravdu jednoduché... V následující tabulce mám seznam lidí a jejich věk. Do buněk B7 a B8 potřebuji doplnit hodnoty nejvyššího a nejnižšího věku.
 

Návod

V buňce B7 použiji funkci MAX. Její zápis vypadá takto:
=MAX(A2:A5)
Jednoduše napíšu "=", dále název funkce - v tomto případě "MAX" a do závorky nadefinuji oblast, ze které se má nejvyšší hodnota vybrat.



Obdobně pracuji i s funkcí MIN - u ní vypadá zápis takto:
=MIN(A2:A5)

A co kdybych chtěl najít jméno člověka, který je nejstarší nebo nejmladší? Pak použiji funkci VLOOKUP (více o ní zde).
V tomto případě napíšu do buňky B10 funkci tímto zápisem: =VLOOKUP(B7;A2:B5;2), resp. do buňky B11 zápisem =VLOOKUP(B8;A2:B5;2).
Zápis vypadá takto:

Výsledek vypadá takto:

Poznámka: Pokud potřebuji najít ne největší, ale např. třetí nebo desátou největší (resp. nejmenší) hodnotu, použiji funkce LARGE a SMALL.

Funkce MAX a MIN

Příklad

Funkce MAX a MIN jsou jedny z nejčastěji používaných v Excelu. Jak s nimi správně zacházet? Nebojte, je to opravdu jednoduché...
V následující tabulce mám seznam lidí a jejich věk. Do buněk B7 a B8 potřebuji doplnit hodnoty nejvyššího a nejnižšího věku.

Návod
V buňce B7 použiji funkci MAX. Její zápis vypadá takto:
=MAX(A2:A5)
Jednoduše napíšu "=", dále název funkce - v tomto případě "MAX" a do závorky nadefinuji oblast, ze které se má nejvyšší hodnota vybrat.

Obdobně pracuji i s funkcí MIN - u ní vypadá zápis takto:
=MIN(A2:A5)

A co kdybych chtěl najít jméno člověka, který je nejstarší nebo nejmladší? Pak použiji funkci VLOOKUP (více o ní zde).
V tomto případě napíšu do buňky B10 funkci tímto zápisem: =VLOOKUP(B7;A2:B5;2), resp. do buňky B11 zápisem =VLOOKUP(B8;A2:B5;2).
Zápis vypadá takto:

Výsledek vypadá takto:

Jak se jmenuje buňka?

Příklad

Někdy by se mi při práci s Excelem hodilo pojmenovat určitou skupinu buněk (oblast). Pak bych při výpočtech odkazoval na tuto skupinu a nemusel bych vždy znovu vypisovat všechny buňky, které do ní patří. Např. u této tabulky se jedná o skupinu buněk A2 až A6 (v praxi se tato funkcionalita používá spíše u složitějších oblastí).

Pojmenování buňky mi umožní např. při sčítání buněk A2 až A6 napsat vzorec "=SUM(cisilka)" místo složitějšího "=SUM(A2:A6)". Jistě jste správně odvodili, že "cisilka" je název oblasti.

Návod

Označím oblast, o kterou jde, v mém případě A2 až A6.
Kliknu na "Formulas" a dále na ""Define Name" a ještě jednou na "Define Name".

Kliknu na OK.
Nyní tedy kdekoliv budu pracovat s oblastí A2 až A6, mohu použít výraz "cisilka".
Např. "=AVERAGE(cisilka)" nebo "=MAX(cisilka)" atd.
Také si mohu všimnout, že při označení příslušné oblasti se mi v levé horní části obrazovky zobrazí její jméno.