Hromadná korespondence ve Wordu a Outlooku 2010

Příklad

Potřebuji vytvořit dokument, který rozešlu více lidem. Přičemž se budou měnit jen drobné části textu, například jména.

Návod

Nejprve si připravím tabulku s lidmi, kterým chci psát. V mém případě například vymáhám dluhy od dlužníků, proto tabulka bude vypadat takto:

Tabulku v Excelu uložím a zavřu.
Otevřu Word a přejdu na kartu Korespondence.
Kliknu na Vybrat příjemce a vyberu Použít existující seznam...

Nalistuji předem vytvořenou tabulku a potvrdím OK.
Napíšu dopis. To, co je pro všechny adresáty stejné, napíšu "normálně" textem. To, čím se liší (příjmení v oslovení, dlužná částka), nenapíšu, ale vyberu příslušné slučovací pole.

Dokument pak vypadá takto:

Je hotový. Teď záleží, jestli jej chci poslat mailem nebo vytisknout. Ve volbě Dokončit a sloučit vyberu "Tisk dokumentů..." nebo "Odeslat emailové zprávy...".

Tisk není třeba dále vysvětlovat. Pokud posíláte email, musíte v dalším kroku vybrat sloupec, ve kterém se nachází mailová adresa, a doplnit předmět mailu.

Po kliknutí na mail už se maily ihned odešlou - tak pozor na to, osobně jsem jednou klikl na odeslání ještě než byl mail úplně dokončený a pak už jsem jen s hrůzou sledoval, jak nedokončené drafty odcházejí desítkám klientů...
Odeslané maily zůstávají v Odeslaných v Outlooku - jako byste je odeslali ručně.