Word, Excel - super klávesové zkratky

V tomto příspěvku chci vypsat klávesové zkratky, které rád používám a které se Vám také mohou hodit. Text budu postupně rozšiřovat. Pokud používáte nějakou další důležitou zkratku, dopište ji prosím do diskuse.
Znak "+" znamená že se klávesy drží současně.

Excel

• Výběr celé tabulky (ne celého listu - opravdu pouze tabulky, ve které je aktivní buňka)
  Ctrl + *
• Výběr celého listu
  Ctrl + *
• Řádkování v rámci jedné buňky
  Alt + Enter
• Hledání, nahrazování
  Ctrl + F
• Uložení
  Ctrl + S

Word

• Ukončení stránky (od tohoto místa začne nová stránka bez ohledu na délku stránky předchozí)
  Ctrl + Enter
• Vložení pevné mezery (slova, která jsou kolem této mezery se od sebe neoddělí na dvě řádky)
  Ctrl + Shift + Mezerník
• Vložení symbolu ©
  Ctrl + Shift + Y
• Vložení symbolu ®Alt + Ctrl + R
• Posun odstavce nahoru
  Alt + Shift + šipka nahoru
• Posun odstavce dolů
  Alt + Shift + šipka dolů
• Zvýšení úrovně nadpisu nebo odrážky
  Alt + Shift + šipka doleva
• Snížení úrovně nadpisu nebo odrážky
  Alt + Shift + šipka dolů

Použití funkce VLOOKUP / SVYHLEDAT pro interval

Příklad

Mám k dispozici výsledky testů několika žáků. Mohli dosáhnout 0-500 bodů. Podle toho, kolik bodů dosáhli, dostanou známku. Do sta bodů je to pětka, mezi sto a dvě stě bodů čtyřka atd.
Výslednou známku chci přiřadit automaticky.

Návod

Připravím si v jedné tabulce seznamy žáků s body a ve druhé intervaly a známky. Pak k prvnímu žákovi napíšu tento vzorec:
=SVYHLEDAT(A2;$E$2:$F$6;2;1)

• A2 - počet bodů tohoto žáka
• $E$2:$F$6 - oblast s tabulkou, ve které mám rozdělení známek a intervalů
• 2 - v tabulce se známkami a intervaly jsou ve druhém sloupečku hodnoty, které chci získat
• 1 - nechci, aby excel hledal přesné hodnoty (protože skoro žádný z žáků neměl přesně 0,100,200,300 ani 400 bodů), ale chci, aby vyhledal nejbližší nižší hodnotu - tedy např. pro 121 vyhledá nejbližší hodnotu 100 a přiřadí 4. V tomto se to odlišuje od běžného (neintervalového) použití SVYHLEDAT
  http://www.excelentnitriky.com/2010/02/svyhledat-vvyhledat-vlookup-slookup.html

A pak už jen roztáhnu na další buňky. Výsledek vypadá takto:

Poznámky:

• Funkce SVYHLEDAT / VLOOKUP pro interval může velmi elegantně nahradit zbytečně složité kombinování více funkcí KDYŽ / IF.
• Pro seznámení s běžnou funkcí SVYHLEDAT / VLOOKUP klikněte zde.

Použití funkce VLOOKUP / SVYHLEDAT pro interval

Příklad

Mám k dispozici výsledky testů několika žáků. Mohli dosáhnout 0-500 bodů. Podle toho, kolik bodů dosáhli, dostanou známku. Do sta bodů je to pětka, mezi sto a dvě stě bodů čtyřka atd.
Výslednou známku chci přiřadit automaticky.

Návod

Připravím si v jedné tabulce seznamy žáků s body a ve druhé intervaly a známky. Pak k prvnímu žákovi napíšu tento vzorec:
=SVYHLEDAT(A2;$E$2:$F$6;2;1)

• A2 - počet bodů tohoto žáka
• $E$2:$F$6 - oblast s tabulkou, ve které mám rozdělení známek a intervalů
• 2 - v tabulce se známkami a intervaly jsou ve druhém sloupečku hodnoty, které chci získat
• 1 - nechci, aby excel hledal přesné hodnoty (protože skoro žádný z žáků neměl přesně 0,100,200,300 ani 400 bodů), ale chci, aby vyhledal nejbližší nižší hodnotu - tedy např. pro 121 vyhledá nejbližší hodnotu 100 a přiřadí 5. V tomto se to odlišuje od běžného (neintervalového) použití SVYHLEDAT
  http://www.excelentnitriky.com/2010/02/svyhledat-vvyhledat-vlookup-slookup.html

A pak už jen roztáhnu na další buňky. Výsledek vypadá takto:

Poznámky:

• Funkce SVYHLEDAT / VLOOKUP pro interval může velmi elegantně nahradit zbytečně složité kombinování více funkcí KDYŽ / IF.
• Pro seznámení s běžnou funkcí SVYHLEDAT / VLOOKUP klikněte zde.

PDF z Excelu (a Wordu a PowerPointu)

Příklad

Mám dokument vytvořený v Excelu, Wordu nebo PowerPointu. Potřebuji z něj udělat PDF.

Návod

Řešení je hodně odlišné podle toho, se kterou verzí pracujete. Ve verzích 2007 a 2010 stačí kliknout na "Uložit jako" a pak vybrat PDF. A to je všechno.
Ve verzích starších je třeba mít nainstalovaný nějaký specializovaný software, např.:
http://www.slunecnice.cz/sw/pdfcreator/
V Excelu (Wordu, Powerpointu) pak nejdete na Save as, ale (trochu paradoxně) na Print - a z nabídky tiskáren si vyberete tu, která vytváří PDF (teda ta, která má někde v názvu PDF...). Tiskem na tuto tiskárnu se nic fyzicky nevytiskne, jen se vytvoří nový PDF dokument.

Na okraj kontingenčních tabulek - aneb kdo tomu dal tak blbej název?

Tentokrát žádný návod, jen krátké zamyšlení/povzdychnutí.
Docela často se bavím s lidmi, kteří se učí pracovat s excelem. Vím, že řada z nich má obavy z kontingenčních tabulek. Tyto obavy se nám na kursech daří docela rychle rozptýlit, když si ukážeme, že nejde o nic složitého.
Nicméně - už řadu let přemýšlím, jak mohlo někoho napadnout jméno "kontingenční tabulka", které je zároveň:

• Dlouhé
• Cizí
• Nic neříkající
• Neshodující se s anglickou verzí

Kdo v Čechách ví, co znamená slovo "kontingenční" (mimo tabulky)? Půl procenta lidí?
Slovník cizích slov ke slovu "kontingence":
"Ve filozofii náhodnost, nahodilost, opak nutnosti a terminovanosti, v teorii pravděpodobnosti číselný výraz vyjadřující závislost dvou různých znaků".
Třeba ve Francii je ten název také dlouhý (Tableau croisé dynamique), ale alespoň vypovídá o "dynamice" tabulky a jejích schopnostech.
Tímto prosím českou pobočku Microsoftu, aby buď vymyslela nový název, nebo používala anglický PivotTable. Myslím, že to dost zmenší naprosto zbytečný odstup, který si uživatelé k této jinak nesmírně užitečné funkcionalitě udržují.
A příště už zase k věci :)

Kaskádové rozbalovací menu v Excelu

Příklad

Potřebuji použít rozbalovací menu, která na sebe navazují. Tedy např. tak, že si uživatel v jednom rozbalovacím menu vybere ze seznamu zemí Francii, a následně si pak ve druhém může vybírat už jen francouzská města.

Návod

Viz příklad ke stažení.
Pro pochopení je třeba znát:

• Ověření dat (pro vytvoření menu jako takového) 
• Funkce NEPŘÍMÝ.ODKAZ (anglicky INDIRECT)
• Pojmenování oblastí, případně Hromadné pojmenování oblasti

Funguje to tak, že:

• Pojmenuji všechny oblasti, které se mohou v rozbalovacích menu použít. Musím dodržet to, aby se oblast polí pro hodnoty nižší úrovně vždy jmenovala stejně jako položka v číselníku vyšší úrovně. Tedy např. aby když mám jednu z položek první úrovně Francie, tak aby se oblast s francouzskými městy jmenovala také Francie. 
• Menu pro výběr první úrovně nastavím přes ověření dat standardně - odkazem na oblast, ze které se čerpá. 
• Menu pro výběr další úrovně vždy nastavím jako nepřímý odkaz na buňku, kde se vybere příslušná vyšší úroveň.

Z příkladu to určitě bude pochopitelné lépe :)

Kaskádové rozbalovací menu v Excelu

Příklad

Potřebuji použít rozbalovací menu, která na sebe navazují. Tedy např. tak, že si uživatel v jednom rozbalovacím menu vybere ze seznamu zemí Francii, a následně si pak ve druhém může vybírat už jen francouzská města.

Návod

Viz příklad.
https://www.dropbox.com/s/mg47vo2stji5jqo/rozbalovaci_menu.xlsx
Pro pochopení je třeba znát:

• Ověření dat (pro vytvoření menu jako takového) 
• Funkce NEPŘÍMÝ.ODKAZ (anglicky INDIRECT). 
• Pojmenování oblastí 

Funguje to tak, že:
Pojmenuji všechny oblasti, které se mohou v rozbalovacích menu použít. Musím dodržet to, aby se oblast polí pro hodnoty nižší úrovně vždy jmenovala stejně jako položka v číselníku vyšší úrovně. Tedy např. aby když mám jednu z položek první úrovně Francie, tak aby se oblast s francouzskými městy jmenovala také Francie. Menu pro výběr první úrovně nastavím přes ověření dat standardně - odkazem na oblast, ze které se čerpá. Menu pro výběr další úrovně vždy nastavím jako nepřímý odkaz na buňku, kde se vybere příslušná vyšší úroveň.
Z příkladu to určitě bude pochopitelné lépe :)